MARTHA DEL PILAR MARTINEZ

Razón Social: MARTHA DEL PILAR MARTINEZ

Nit: 37886966-6

Domicilio: CRA 15 119 73 LC 205

Teléfonos: 6207605-7049566

Correo electrónico: marthadelpilarmartinez1@hotmail.com

OBJETIVO

La presente política de tratamiento de datos personales busca establecer un mecanismo de protección a usuarios y clientes, así como establecer mecanismos de información a quien lo requiere sobre el destino específico y único de los datos suministrados por el titular del dato a ARES CAMBIOS Y DIVISAS cuando realiza una transacción de cambio de divisas dentro del marco regulatorio para el desarrollo de la actividad como Profesional del Cambio

ALCANCE DE LA POLITICA

La finalidad de la Política de Protección de Datos Personales busca: Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley. Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos de sus titulares.

1.     NORMATIVIDAD LEGAL Y AMBITO DE APLICACIÓN:

La  política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013, ley 1712 de 2014, decreto 1074 de 2015 capitulo 25 a 28  y demás disposiciones complementarias,  será aplicada por la señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ, como responsable del establecimiento comercial denominado ARES CAMBIOS Y DIVISAS, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

Para el caso de la actividad de profesionales del Cambio, y según lo contenido en  la ley 1581 de 2012 , articulo 2 numeral b) que establece los ámbitos de aplicación de la citada norma esta no será aplicable “  A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;” por lo que  los Profesionales del Cambio darán a estas bases recolectadas un uso especifico establecido en las normas vigentes con base en lo dispuesto  en las resolución 059 del 2013 expedido por la Unidad Administrativa Especial de Información Financiera UIAF  y  resolución 061 de 2017 expedida por la DIAN por lo que el destino de la recolección, almacenamiento, uso, circulación se encuentra limitado a este destino.

2.     DEFINICIONES:

Para efectos de la Ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
2. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
3. Base de Datos: Conjunto Organizado de datos personales que sea objeto del tratamiento;
4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
5. Dato Publico: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;
6. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular;
7. Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
8. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos;
10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
12. Videovigilancia: Sistema de recolección de imágenes que deben tener tratamiento de datos personales con base en la legislación vigente.

3.     FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTUA LA RECOLECCION DE DATOS PERSONALES:

La finalidad de la recolección de datos personales en el caso del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS, señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ, será para:

1. Cumplir con los reportes exigidos por las autoridades de control y vigilancia en el marco de la normativa vigente o la que haga sus veces;
2. Si la responsable del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS decide utilizar estas bases de datos con objetivos publicitarios, promocionales o de comunicación de nuevos productos y servicios a sus usuarios en el marco de la ley de protección de datos deberá contar con autorización expresa para dicha utilización y cumplir con los procedimientos que aplican en este caso
3. Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral; en este caso se debe contar con autorización expresa del cliente interno que adelanta proceso de selección.
4. En el caso de las imágenes de personas determinadas o determinables, operaciones como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación, o reproducción en tiempo real o posterior, entre otras, son consideradas como Tratamiento de datos personales y por tanto ARES CAMBIOS Y DIVISAS contara con avisos a la vista de usuarios y cliente que adviertan la existencia de estas cámaras de vigilancia.

4.     PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Del tratamiento de datos personales del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS, será responsable la señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ  y se regirá por los siguientes principios:

1. Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legitima, la cual debe ajustarse a lo contenido en la ley 1581 de 2012 articulo 2 numeral b) y le será informado al titular su destino .
2. Principio de libertad: Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento, si su destino es diferente al contenido en el punto a)
3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
4. Principio de Transparencia: El tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de La responsable del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS, señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
5. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley la Constitución: Los datos personales, salvo la información pública, y dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
6. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de La responsable del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS, señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su alteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el titular podrá negarse a autorizar su tratamiento.

PARAGRAFO SEGUNDO: Para el caso de la videovigilancia ARES CAMBIOS Y DIVISAS establecerá los mecanismos para obtener la autorización de los Titulares que se encuentran dentro de un área de videovigilancia, teniendo en cuenta para ello que el consentimiento se puede manifestar (i) por escrito, (ii) de forma oral, o (iii) mediante conductas inequívocas                                                         

5.     DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DEL TRATAMIENTO POR PARTE DE MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ

 Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causa habiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto del tratamiento por parte de La responsable del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS, señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ,

1. Derecho de actualización, rectificación o supresión de manera que se satisfagan los propósitos del destino de los datos
2. Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;
3. Derecho a tener acceso a las imágenes tratadas mediante SV,o supresión de las mismas siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que impida tal supresión
4. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre el tratamiento de datos personales;
5. Derecho a requerir el cumplimiento de las ordenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.     DEBERES DE MARTHA DEL PILAR MARTINEZ

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que La responsable del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS, señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones: 

• Informar de forma clara al titular de los datos el destino de la información suministrada, incluido lo concerniente a la Sistema de Vigilancia con la que cuenta el establecimiento de comercio
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política
• Procurar el cumplimiento de los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente

7.     INFORMACION AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

En el momento de efectuar la recolección del dato personal, La responsable del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS, señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ o quien este autorizado para llevar a cabo una transacción en la ventanilla de cambio, informara al titular del dato el destino específico de la  recolección y tratamiento de datos, en el marco de la ley 1581 del 2012 teniendo en cuenta que esta información se enmarca en el artículo 2 numeral b) de dicha ley.

La información suministrada al titular de los datos debe ser clara e inequívoca y satisfacer todas las inquietudes respecto al destino específico de dichos datos en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

El establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS contara con avisos en las zonas de videovigilancia que informen en forma clara su ubicación.

8.     AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en el que La responsable del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS, señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Este aviso de privacidad aplica para la que corresponde a la obtención de imágenes dentro del sistema de vigilancia que tiene un destino especifico de seguridad de la actividad del establecimiento.

9.     LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ

Solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales e imágenes del Sistema de Vigilancia durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales e imágenes en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

Ei área administrativa de la empresa ARES CAMBIOS Y DIVISAS será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de manera escrita a la dirección de domicilio ubicado en la CRA 15 119 73 local 205, o llamar a la línea telefónica de ARES CAMBIOS Y DIVISAS en Bogotá al teléfono (1) 6207605, La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 La responsable del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS, señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ procederá a notificar a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos como La responsable del establecimiento de comercio.

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, La responsable del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS, señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

Dentro de las medidas de seguridad adoptadas MARTHA DEL PILAR MARTINEZ deberá:

1. Limitar el acceso a la información, únicamente a las personas autorizadas por el responsable de los datos personales en este caso el Representante Legal del establecimiento ARES CAMBIOS Y DIVISAS
2. Establecer claves de acceso a la información la cual será otorgada al funcionario que designe el Representante Legal del establecimiento de comercio
3. Realizar auditorías internas periódicas a las medidas adoptadas,
4. Se establecerá un compromiso de confidencialidad de (la) o( las )personas que tengan acceso a datos personales o imágenes recolectadas que se extenderá aun después de terminada la relación contractual que dio origen al tratamiento de datos personales
5. Teniendo en cuenta el destino específico de los datos recolectados se realizará una evaluación de riesgos en cada ciclo del tratamiento de los datos desde su recolección hasta su destino final con el fin de establecer controles que mitiguen el riesgo del proceso
6. Los datos recolectados deberán permanecer únicamente por el tiempo necesario según la finalidad especifica establecida y las normas que rigen la actividad de profesionales del cambio, al cabo del cual deberá ser eliminado.
7. Las imágenes capturadas por el SV deberá ser eliminada en forma periódica y solo serán consultadas por las personas autorizadas en un ambiente limitado a este personal en caso de ser necesario verificar una transacción o alguna acción que afecte la seguridad legitima del establecimiento.
8. Para la eliminación de datos personales o imágenes captadas se dará cumplimiento al protocolo de seguridad establecido por ARES CAMBIOS Y DIVISAS que solo será autorizado por el Representante Legal MARTHA DEL PILAR MARTINEZ, mediante documento escrito donde se establezca los motivos que llevan a realizar dicho procedimiento)

13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales será adoptada en cumplimiento de las normas vigentes a partir del 30 de agosto del 2021 sin perjuicio de los documentos que anteriormente se tengan elaborados. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección de notificación de los titulares.

MARTHA DEL PILAR MARTINEZ

ARES CAMBIOS Y DIVISAS4

5ARES CAMBIOS Y DIVISAS y/o MARTHA DEL PILAR MARTINEZ PARA AUTORIZACIÓN, MANEJO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Conforme a la ley 1581 de 2012 articulo 2 numeral b) y  demás Decretos reglamentarios, el establecimiento   de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS y/o señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ, no requiere autorización expresa por escrito para el tratamiento de datos personales de sus clientes por ser utilizados en forma exclusiva para dar cumplimiento a las normas vigentes en cuanto a la  prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; contenidas en las Resoluciones 061 de 2017expedida por la DIAN, Resolución Externa 1 del 2018 expedida por el Banco de la Republica y demás normas que la modifique o adicione.

Los datos suministrados se encuentran en el formato único de Debida Diligencia Clientes, inscripción de proveedores, hojas de vida de empleados por solicitud del establecimiento ARES CAMBIOS Y DIVISAS y/o MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ, para establecer una relación comercial o de prestación de servicios.

Los derechos del titular de los datos personales si son utilizados con destino diferente a los contenidos en la presente política podrán ser revocados, este derecho puede ser ejercido por el cliente a través de los canales dispuestos por el establecimiento para la atención al público y observando la política de tratamiento de datos personales de ARES CAMBIOS Y DIVISAS y/o MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ, en un lugar visible dentro del establecimiento de comercio.

Los canales a disposición de los clientes es la línea 6207605, 7049566 y las oficinas de atención ubicadas en la CRA 15 119 73 LC 205, de lunes a viernes de 9:00 a 5:00 pm. Además, se recepciona y tramita sus preguntas quejas y reclamos en esta dirección

El titular de los datos personales podrá consultar la Política de tratamiento de datos del establecimiento de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS en forma física o digital en las instalaciones de la empresa o en su página web: www.cambiosaressangil.ml

ARES CAMBIOS Y DIVISAS y/o MARTHA DEL PILAR MARTINEZ PARA AUTORIZACIÓN, MANEJO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Conforme a la ley 1581 de 2012 articulo 2 numeral b) y  demás Decretos reglamentarios, el establecimiento   de comercio ARES CAMBIOS Y DIVISAS y/o señora MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ, no requiere autorización expresa por escrito para el tratamiento de datos personales de sus clientes por ser utilizados en forma exclusiva para dar cumplimiento a las normas vigentes en cuanto a la  prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; contenidas en las Resoluciones 061 de 2017expedida por la DIAN, Resolución Externa 1 del 2018 expedida por el Banco de la Republica y demás normas que la modifique o adicione.

Los datos suministrados se encuentran en el formato único de Debida Diligencia Clientes, inscripción de proveedores, hojas de vida de empleados  por solicitud del establecimiento ARES CAMBIOS Y DIVISAS y/o MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ, para establecer una relación comercial o de prestación de servicios.

Los derechos del titular de los datos personales si son utilizados con destino diferente a los contenidos en la presente política podrán ser revocados, este derecho puede ser ejercido por el cliente a través de los canales dispuestos por ARES CAMBIOS Y DIVISAS y/o MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ para la atención al público y observando la política de tratamiento de datos personales de ARES CAMBIOS Y DIVISAS y/o MARTHA DEL PILAR MARTINEZ SANCHEZ, en un lugar visible dentro del establecimiento de comercio.

Los canales a  disposición de los clientes es la línea 6207605, 7049566 y las oficinas de atención ubicadas en la CRA 15 119 73 LC 205, de lunes a viernes de 9:00 a 5:00 pm. Además, se recepciona y tramita sus preguntas quejas y reclamos en esta dirección